Ablauforganisation zeitgemäß steuern – Annahme und Verwendung von Spenden in Form einer prozessbasierten Dienstanweisung geregelt
Wissen Sie, wie viele Dienstanweisungen in Ihrer Organisation aktuell gelten und welche davon Sie betreffen? Nicht? Dann geht es Ihnen wie wahrscheinlich vielen der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung. Jahr um Jahr steigt die Zahl der regelungsbedürftigen Themen – und mit ihnen auch der „Wildwuchs“ an Dokumenten. Mit der Zeit wird es immer schwerer, noch den Überblick zu behalten. Auch der Personalwechsel wird aus den bekannten demografischen Gründen zukünftig nicht weniger werden, sodass gerade neue Mitarbeiter*innen vor der Herausforderung stehen, sich durch einen ganzen „Papier“-Berg durchzuarbeiten. Ganz abgesehen davon, sich den Inhalt einzuprägen und in der eigenen Arbeit zu beherzigen. Unterschiedliche Versionen und Aktualisierungsstände an verschiedenen Ablageorten sind ‚Killer‘ für die Akzeptanz bei den Beschäftigten.
Dabei sind Dienstanweisungen wesentliche Instrumente, mit denen Arbeitgeber ihr Weisungsrecht nach § 106 GewO ausüben und Arbeitsabläufe verbindlich regeln.
Wenn in Gesetzen, Verordnungen, Satzungen oder Verwaltungsvorschriften Formulierungen wie „können“, „sollen“ oder „dürfen“ verwendet werden, liegt es in der Hand der Verwaltungsführung, diese Spielräume für die Mitarbeiter*innen konkret zu regeln. Dementsprechend sind Dienstanweisungen essenziell, um die Art und Weise der Aufgabenerledigung in einer Verwaltung zu steuern. Sie geben vor, wie die Produkte und Leistungen der Verwaltung erbracht werden sollen. Sie sind direkt an die Beschäftigten gerichtet, welche diese Arbeiten tagtäglich ausführen. Dienstanweisungen haben einen verpflichtenden Charakter. Daher ist es umso wichtiger, dass sie leicht verständlich, schlüssig aufgebaut und einprägsam gestaltet sind.
Darüber hinaus müssen sie in regelmäßigen Abständen – mindestens jährlich – auf ihre Praktikabilität und Aktualität hin überprüft werden, da sich u. a. durch Änderungen der rechtlichen Bezugsnormen neue Erlasse oder Gerichtsurteile stetig Anpassungsbedarfe ergeben können. Auch bei grundlegenden organisatorisch-strukturellen Änderungen in der Verwaltung selbst müssen sich ggf. in den betreffenden Dienstanweisungen widerspiegeln. Ein besonderes Augenmerk sollte zudem auf Risiko- und Compliance-Themen liegen. Z. B. bei Verwaltungshandeln mit umsatzsteuerlicher Relevanz müssen Sie als Verwaltungsleitung im Zweifelsfall nachweisen können, dass entsprechende aktuelle Dienstanweisungen im Sinne des Tax Compliance Management System (TCMS) vorliegen und dass die betreffenden Beschäftigten regelmäßig geschult wurden. Die sich daraus ergebende kontinuierliche Aktualisierungs- und Kommunikationspflicht ist mit der konventionellen Schriftform der Dienstanweisungen erschwert und nicht zeitgemäß leistbar.
Die Lösung – verknüpfen Sie die Dienstanweisungen in Ihrer Verwaltung mit dem Geschäftsprozessmanagement.
Im Geschäftsprozessmanagement (GPM) werden Arbeitsabläufe anhand anschaulicher Prozessmodelle (Ablaufdiagramme) in einer Software digital definiert und dokumentiert. Durch eine gezielte Steuerung der Ablauforganisation soll die Leistungserbringung möglichst optimiert und effizient durchgeführt werden – bei einer kontinuierlich hohen Qualität der Arbeitsergebnisse. Welche ‚Handgriffe‘ sind zu tätigen? Wer ist verantwortlich für welchen Arbeitsschritt? Welche Fachverfahren oder andere Arbeitsmittel sind dafür zu nutzen? Welche Fristen sind einzuhalten und welche Paragraphen zu berücksichtigen? – All das wird in einem Geschäftsprozess festgelegt und all das muss in gleicher Weise Schritt für Schritt in einer Dienstanweisung schnell ersichtlich geregelt sein. Bringen Sie Ihre Dienstanweisungen mit Geschäftsprozessmanagement zusammen, haben Sie zum einen ein intelligentes Werkzeug an der Hand, das Sie an notwendige Aktualisierungen erinnert und diese extrem erleichtert. Daneben vermitteln graphische Prozessmodelle die wichtigen Inhalte plastischer, womit es gelingt, diese für Ihre Beschäftigten deutlich verständlicher darzustellen.
Die weiteren Vorteile sind mannigfaltig und beginnen bereits bei der Prozesserhebung. Stellen Sie sich einen Workshop zur Aufnahme eines Geschäftsprozesses vor. Alle Beteiligten sitzen an einem Tisch und Sie gehen Arbeitsschritt für Arbeitsschritt den kompletten Ablauf durch und fixieren diesen in der GPM-Software. Erst durch eine solche strukturelle Vorgehensweise können Sie implizites Wissen, risikobehaftete Schwachstellen und noch ungeklärte, offene Fragestellungen aufdecken und festhalten. Genau davon profitieren Sie auch bei der Erstellung und Fortschreibung von Dienstanweisungen. Formulieren Sie Ihre Dienstanweisung prozessbasiert, d. h. entlang eines lückenlosen, transparenten Prozessmodells, entstehen bessere, konkretere und ausgereiftere Regelungsdokumente. Untersetzt mit dem grafischen und klar strukturierten Prozessmodell als Anlage können Informationen zielgenau erfasst werden. So kann eine einzelne Person auf einen Blick erkennen, welche Arbeitsschritte für sie selbst im Gesamtbild des Ablaufs relevant sind. Zudem können im Prozessmodell u. a. Gesetzestexte, Satzungen, Vorlagen und Prüffolgen verlinkt werden, sodass diese bei Änderungen nicht händisch aktualisiert werden müssen, sondern zu jeder Zeit tagesaktuell aufgerufen werden können.
Die Große Kreisstadt Freital hat uns beauftragt, eine prozessbasierte Dienstanweisung zum Thema Spenden zu erstellen.
Die Große Kreisstadt Freital liegt rund 10 km südwestlich der sächsischen Landeshauptstadt Dresden zwischen Elbtal und Osterzgebirge. Freital gehört zum Landkreis Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und zählt fast 40.000 Einwohner. Bei der Einwerbung, Annahme und Verwendung von Spenden gibt es eine Vielzahl gesetzlicher und steuerrechtlicher Grundlagen zu beachten. Spenden fallen in Freital vorrangig in den kommunalen Kitas, in den Museen, bei der Feuerwehr und für das Schloss Burgk an. Die Handhabung von Spenden liegt in der Zuständigkeit der Finanzverwaltung (Geschäftsbereich I).
Zur Erstellung der prozessbasierten Dienstanweisung wurde zunächst ein Workshop zur Aufnahme des IST-Prozesses mit den Verantwortlichen aus der Finanzverwaltung durchgeführt. Anhand der IST-Aufnahme konnte im Anschluss an die gründliche Analyse ein optimierter und vollständiger SOLL-Prozess zur Handhabung der Spenden – von der Einwerbung bis zur Verwendung sowie buchhalterischen Abbildung – erstellt werden. Ergänzt um Verweise auf Gesetzestexte, die Hauptsatzung der Stadt sowie Prüfschemata und Vorlagen (z. B. Meldung des Spendenangebots, Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung) wurde der Prozessablauf im nächsten Schritt in einer Textfassung zur Dienstanweisung niedergeschrieben. Als Ergebnis weist die Schrittform die gleichen Gliederungsschritte wie das Prozessmodell auf, sodass beide Dokumente eins zu eins den identischen Inhalt abbilden und gleichermaßen gültig sind. In einem weiteren gemeinsamen Termin wurden der erstellte SOLL-Prozess und die schriftliche Dienstanweisung vorgestellt und von den Verantwortlichen der Finanzverwaltung plausibilisiert. Mit dem Inkrafttreten der Dienstanweisung geht es an die Umsetzung des SOLL-Prozesses, indem dieser an alle Beschäftigten im Geltungsbereich kommuniziert wird.
Die Pflege der verschriftlichen Dienstanweisung dient der Übergangszeit von der konventionellen Dienstanweisung zur vollständigen Abbildung aller Arbeitsabläufe in einer Geschäftsprozessmanagement-Software. Das große Ziel für die Zukunft sollte sein, alle Informationen zu regelungsbedürftigen Arbeitsabläufen ausschließlich abrufbar in Ihrer GPM-Software darzustellen, indem freigegebene Prozessmodelle vollständig an die Stelle von Dienstanweisungen in reiner Textform treten. Der Vorteil: ein zentrales Organisationsportal, auf welche alle Mitarbeitenden jederzeit zugreifen können und über die sich zudem deren Kenntnisnahme (Schulung zur Dienstanweisung) nachverfolgen lässt.
Die Berater*innen der B & P haben weitreichende Erfahrung mit der Erstellung prozessbasierter Dienstanweisungen.
Haben Sie Fragen zur Einführung und Nutzung des Geschäftsprozessmanagement in Ihrer Verwaltung? Möchten Sie weitere Informationen zur Verknüpfung von GPM und Dienstanweisungen erhalten? Kommen Sie jederzeit auf uns zu. Wir unterstützen Sie gern dabei, textliche Dienstanweisungen kritisch zu hinterfragen und zu optimieren, in SOLL-Prozessmodelle zu übersetzen oder auch gänzlich neue prozessbasierte Dienstanweisungen ausgehend von IST-Prozessen auszuarbeiten.
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Daniel Löffelmann
