Organisationsuntersuchung im Amt Zarrentin mit anschließender Umsetzungsbegleitung

Ausgangslage

Zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben für die etwas mehr als 10.000 Einwohner sind die Gemeinden Gallin, Kogel, Lüttow-Valluhn, Vellahn und die Stadt Zarrentin am Schaalsee in einer Amtsverwaltung zusammengeschlossen. Das Amt Zarrentin ist Teil des Landkreises Ludwigslust-Parchim und liegt im Westen Mecklenburg-Vorpommerns, an der Grenze zu Schleswig-Holstein. Es bildet geografisch eine Brücke zwischen den Biosphärenreservaten Schaalsee und der Flusslandschaft Elbe MV in der Metropolregion Hamburg. Verortet auf dem Gelände und in den Gebäuden des ehemaligen Zisterzienserklosters, lässt sich aus der Verwaltung ein schöner Blick auf den malerischen Schaalsee und das Biosphärenreservat werfen.

Das Gebäude der Amtsscheune erhielt 2022 den Landesbaupreis M-V in den Kategorien Architektur und Technische Gebäudeausrüstung.

Um die Aufgabenerledigung weiter zu optimieren und die sich abzeichnenden Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung pro-aktiv anzugehen, hat das Amt Zarrentin 2022 B & P mit der Durchführung einer Aufgabenstrukturanalyse beauftragt. Zielstellung: Den IST-Aufgabenbestand der Verwaltung in einem Katalog kommunaler Produkte und Leistungen präzise zu erfassen, erforderliche Personalbedarfe für die jeweiligen Aufgaben zu ermitteln und anschließend deren aufbauorganisatorische Bündelung kritisch zu hinterfragen. Darauf aufbauend sollten Maßnahmen abgeleitet und ein konkreter Vorschlag für eine zukunftssichere SOLL-Struktur entwickelt werden.

Vorgehensweise

Aufgabenbestand, -volumen und -verteilung wurden primär über ausführliche Einzelinterviews mit allen Mitarbeiter*innen der Verwaltung erhoben. Als Ergänzung dienten eine systematische Fallzahlenabfrage und Dokumentenanalyse. Die starke Beteiligung der Mitarbeiter*innen wurde im weiteren Projektverlauf fortgesetzt, sodass die Zwischenergebnisse und bis dahin entwickelten Varianten für eine neue SOLL-Struktur in Workshops intensiv mit der gesamten Verwaltung diskutiert und das Meinungsbild für die späteren Entscheidungen dokumentiert wurde. Auch die politische Perspektive auf die Amtsverwaltung wurde durch Interviews mit den Bürgermeistern der amtsangehörigen Gemeinden einbezogen.

Als Ergebnis entstand eine fortschreibungsfähige Aufgabenmatrix, die nach der Struktur des landeseinheitlichen Produktrahmenplans des Landes Mecklenburg-Vorpommern alle Leistungen der Amtsverwaltung abbildet, einschließlich der dafür benötigten Zeitanteile der zuständigen Stellen. Auf dieser Grundlage wurde eine zukunftsfähige Aufbaustruktur der Verwaltung mit angemessenen Leitungsspannen und einer optimierten Aufgabenverteilung erstellt.

Eines der Hauptaugenmerke des Konzepts besteht in einer Umstellung der Verwaltungssteuerung auf eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen. Dazu wird von drei großen Organisationseinheiten ohne Gliederungstiefe und mit überdehnten Leitungsspannen auf zwei Fachbereiche (interne vs. externe Leistungen) mit mehreren weitgehend selbstständig agierenden, beweglichen Teams umgestellt. Auf diese Weise wird die Verantwortung zur Gestaltung der Verwaltung strukturell breiter verteilt. Darüber hinaus haben wir aus den in der Untersuchung identifizierten Optimierungspotenzialen einen Maßnahmenkatalog abgeleitet und mit konkreten Beschreibungen der Einzelmaßnahmen untersetzt.

Ergebnisse und aktueller Umsetzungsstand

Mit Abschluss der Aufgabenstrukturanalyse Ende 2022 stand für Verwaltungsleitung und Politik die große Frage nach der Einführung der neuen Struktur inkl. der empfohlenen Maßnahmen im Raum. Der Amtsausschuss fasste einen entsprechenden Beschluss und entschied sich dafür, die Umsetzung professionell begleiten zu lassen, um einen nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.

Im ersten Schritt haben wir die Verwaltung dabei unterstützt, die Maßnahmen gemeinsam zu priorisieren, Abhängigkeiten zu identifizieren, klare Verantwortlichkeiten zu verteilen und alles in einem Projektstrukturplan abzubilden. Zur konsequenten Abarbeitung der einzelnen Arbeitspakete wurden eine 14-täglich tagende Projektlenkungsgruppe ins Leben gerufen und klare Standards für die gemeinsame Arbeit im Projektmanagement etabliert. Damit das Umsetzungsprojekt auch inhaltlich transparent gesteuert werden konnte, war es wichtig, zudem ein Entscheidungsgremium zu definieren.

Vor dem Hintergrund unseres ganzheitlichen Modellansatzes wurden u. a. die folgenden Schwerpunkte gesetzt:

• Konkretisierung der SOLL-Struktur im Detail (bis auf Stellenebene) und zügige Umsetzung unter weiterhin starker Beteiligung aller Mitarbeiter*innen. Dafür wurden Workshops pro Team durchgeführt, in denen die zukünftige Aufgabenverteilung Stelle für Stelle erarbeitet werden konnte. Eine weitere Leistung unsererseits in diesem Zusammenhang ist die gerade laufende Aktualisierung von Stellenbeschreibungen und -bewertungen, wobei auf eine klare Zuordnung der Tätigkeiten zu den Produkten und Leistungen Wert gelegt wird.
• Die Einführung eines Geschäftsprozessmanagements als Werkzeug für eine nachhaltige Organisationsentwicklung und handfestes Wissensmanagement. Sowohl interne Prozesse der Verwaltungssteuerung als auch Prozesse zur Durchführung der originären Leistungen der Verwaltung stehen dabei im Fokus der Erfassung, Analyse und Optimierung.
• Die Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit durch Schaffung eines eineindeutigen Anlauf- und Servicepunkts für alle Anliegen (Single Point of Contact). Auch die internen Abläufe und die Sachbearbeiter*innen profitieren erheblich von einer klar geregelten, zentralisierten ‚Schnittstelle‘ zwischen Bürger*innen und Verwaltung, die ein weitgehend störungsfreies Arbeiten ermöglicht.

Bevor die neue, agilere Struktur wie geplant im September ‚live-geschaltet‘ werden kann, müssen u. a. noch Gespräche zur Besetzung der SOLL-Stellen geführt sowie die letztliche Verteilung der Teams auf die beiden Verwaltungsgebäude und deren Räumlichkeiten ausgearbeitet werden.

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Daniel Löffelmann
Abteilungsleiter