Nutzung von KI und Chatbots in der öffentlichen Verwaltung und das Mitbestimmungsrecht der Personalvertretung

Spätestens seit ChatGPT sind künstliche Intelligenz (KI) und Chatbots in aller Munde. Das Potenzial scheint riesig, die Begeisterung ist entsprechend groß. Daran ändert auch nichts, dass der EU-Gesetzgeber unterdessen versucht, die Risiken der neuen Technologie (z. B. Diskriminierung, Überwachung usw.) durch Auflagen im Rahmen des EU AI Act zu begrenzen.

Auch zur Auflösung des Modernisierungsstaus in der öffentlichen Verwaltung könnten KI-Systeme einen wichtigen Beitrag leisten. Vielfach werden sie an der Schnittstelle zum ‚Kunden‘ bereits eingesetzt. So bieten z. B. einige Bundesländer auf ihren Websites Chatbots an, bei dem sich Bürger*innen und Unternehmen im virtuellen Gespräch über das Leistungsangebot der Verwaltung informieren können.

KI kann von der öffentlichen Verwaltung jedoch auch intern genutzt werden. So lässt sich etwa im Sinne der Effizienzsteigerung die Erstellung komplexer Dokumente (Beschlüsse, Satzungen, Bescheide, Stellenbeschreibungen usw.) effektiv unterstützen. Selbst die Analyse und Optimierung der Verwaltungsabläufe/-prozesse – sofern diese formgerecht dokumentiert sind – kann KI-gestützt erfolgen.

Die Einführung von KI-Systemen lohnt sich also. Es müssen aber nicht nur passende Einsatzszenarien gefunden werden. Vor alle sind die Grundsätze bei der Verwendung in der eigenen Verwaltung zu regeln. Dies ist nicht zuletzt deshalb angezeigt, da Beschäftigte bei der Leistungserbringung z. T. sensible und personenbezogene Daten verarbeiten. Hier sollte eine klare Abgrenzung erfolgen. Generell sollte der KI-Einsatz sowohl im Datenschutz- bzw. Informationssicherheitskonzept als auch der Digitalisierungsstrategie thematisiert werden.

Aktuell wird zudem heftig über die Frage debattiert, ob die Personalvertretung ein Mitspracherecht bei der Einführung von KI-basierten Chatbots wie ChatGPT hat. Die Debatte entzündete sich anlässlich eines Beschlusses des Arbeitsgerichts Hamburg, der besagt, dass nicht pauschal ein Mitbestimmungsrecht besteht.

Normalerweise hat die Personalvertretung ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von KI-Systemen, doch in diesem speziellen Fall sah das Arbeitsgericht Hamburg davon ab. Der Beschluss des Arbeitsgerichts Hamburg vom 16.01.2024 (Az. 24 BV Ga 1/24) erging in einem Fall, in dem der Arbeitgeber keinen Unternehmensaccount bei ChatGPT eingerichtet hatte. Stattdessen war es den Mitarbeitenden unter bestimmten Bedingungen gestattet, private Accounts dienstlich zu nutzen. Der Konzernbetriebsrat wurde nicht beteiligt, was zu einer Klage führte. Das Gericht entschied jedoch zugunsten des Arbeitgebers. Die vom Arbeitgeber erlassene Nutzungsrichtlinie habe sich lediglich auf das Arbeitsverhalten¹ und nicht auf das Ordnungsverhalten² der Mitarbeitenden bezogen. Das Gericht argumentierte weiter, dass auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bestehe, da mittels der privaten ChatGPT-Accounts keine Möglichkeit der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle durch den Arbeitgeber gegeben sei.

Dabei muss erneut betont werden, dass es sich hier um einen Sonderfall handelt und im Regelfall ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung von KI-Systemen besteht. Hätte der Arbeitgeber einen Unternehmensaccount eingerichtet, wäre das Urteil möglicherweise anders ausgefallen.

Es bleibt demnach abzuwarten, welche Urteile in Zukunft in diesem Bereich gesprochen werden, da die Nutzung von KI-Systemen am Arbeitsplatz und damit der Regelungsbedarf zwangsläufig zunimmt. Auch wenn der Beschluss noch nicht rechtskräftig ist, sind nunmehr auch öffentliche Arbeitgeber angehalten, den bereits erfolgenden oder angedachten Einsatz von KI-Systemen einvernehmlich mit der Personalvertretung per Dienstvereinbarung zu regeln.

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Ihr Ansprechpartner:
Dr. Daniel Löffelmann

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¹ Betrifft nur Verpflichtungen des Arbeitnehmers im Hinblick auf die Arbeitsleistung selbst – mitbestimmungsfrei, unterliegt vollständig dem Direktionsrecht des Arbeitsgebers.

² Betrifft die für das allgemeine Zusammenleben und Zusammenwirken der Arbeitsnehmers im Betrieb notwendige Regeln – unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG dem Mitbestimmungsrecht der Personalvertretung