Gebäude- und Liegenschaftsmanagement

Analyse des Immobilienportfolios

Kommunale Gebäude und Liegenschaften sind in vielen Bereichen eine wichtige Grundlage der Aufgabenerfüllung, egal ob es sich um eine Kindertagesstätte, ein Feuerwehrdepot oder ein Kulturhaus handelt. Die Bewirtschaftung öffentlicher Gebäude ist eine anspruchsvolle Aufgabe mit zunehmender Komplexität. Dabei stellt sich häufig auch die Frage, welche Gebäude und Liegenschaften sich eine Kommune in welchem Zustand dauerhaft leisten kann und will. Das spielt sowohl im Zusammenhang mit der Einführung eines zentralen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements (GLM) eine Rolle, ist aber auch häufig Gegenstand von Konsolidierungsüberlegungen. Auch umfassende Investitionsentscheidungen sollten auf der Grundlage einer ganzheitlichen Betrachtung erfolgen.

Wir bieten Ihnen die Erfassung und Strukturierung des Immobilienbestandes sowie die Zuordnung der objektspezifischen Kosten an. Dabei verwenden wir ein Modell aus Objektklassen, welches sowohl eine Strukturierung als auch eine Priorisierung erlaubt. Wir können Nutzungskonzepte genauso beurteilen wie den Investitions- und Instandhaltungsstau für ein Gebäude berechnen. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Vorschläge zur strategischen Weiterentwicklung des Portfolios anhand der örtlichen Erfordernisse, um einen zielgerichteten Mitteleinsatz zu ermöglichen. Mit unseren Kooperationspartnern aus dem technischen Bereich können wir auch konkrete Vorschläge zur Weiterentwicklung oder Anpassung des Immobilienportfolios vor dem Hintergrund der Flächenbedarfe und der erforderlichen Investitionen erarbeiten, die Grundlage für weitergehende Planungen sein können.

Aufbau zentrales Gebäude- und Liegenschaftsmanagement

Die Kosten für die Unterhaltung kommunaler Gebäude und Liegenschaften stellen eine der größten Kostenpositionen in den öffentlichen Haushalten dar. Die bisherige Aufgabenwahrnehmung im Liegenschaftswesen besteht, zumeist historisch gewachsen, aus einer Vielzahl verantwortlicher Stellen bzw. beteiligter Ämter. Dadurch ergeben sich in der Praxis eine Vielzahl von Schnittstellen und Abstimmungsbedarfen. Durch die Einführung eines zentralen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements (GLM) sollen die Verantwortlichkeiten in einer Organisationseinheit zusammengeführt werden, um die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung zu erhöhen und die Verantwortung für Gebäude und Liegenschaften von der Fachverantwortung der einzelnen Ämter und Fachbereiche zu trennen. Wir bieten Ihnen die Erarbeitung individueller Konzepte zum Aufbau eines GLM als auch direkte Begleitung bei der Einführung an.

Dafür haben wir ein Modell aus 14 Schritten entwickelt, die in ihrer Reihenfolge modifizierbar sind. Die ersten Schritte seien hier genannt:

1. Bestandserhebung bzw. Immobilienportfolioanalyse,
2. Aufgabeninventur der bisherigen Organisation der Immobilienverwaltung,
3. Aufbauorganisation und organisatorische Ausgestaltung des zentralen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements,
4. Vertragsinventur mit Objektzuordnung,
5. Anpassung der Haushalts- und Bewirtschaftungsstruktur,
6. Analyse und Auswahl CAFM-Software,
7. …

Organisation des Hausmeisterdienstes

Die Organisation der Hausmeisterdienste ist ein zentraler Aspekt des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements, stellt er doch die Schnittstelle zu den Gebäudenutzern dar. Dabei haben sich die Hausmeisteraufgaben in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Die Aufgaben reichen heute von der Kontrolle der Betreiberpflichten öffentlicher Gebäude über die Kontrolle der Energieverbräuche bis zur Steuerung der Gebäudeleittechnik. Der Hausmeister, der „nur“ den Rasen mäht und den Hof kehrt, gehört der Vergangenheit an.

Im Rahmen der Organisation der Hausmeisterdienste gilt es zunächst die Frage zu klären, welche Aufgaben in einem konkreten Objekt zu erledigen sind. Anhand vordefinierter und sich ständig weiterentwickelnder Prüfkataloge können wir gemeinsam mit Ihnen für jedes Objekt einen Aufgabenkatalog erarbeiten. Auf dieser Grundlage lässt sich dann in Verbindung mit der zu bewirtschaftenden Flächen der Personalbedarf für Hausmeisteraufgaben ermitteln. Im dritten Schritt überlegen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Organisationsform der Hausmeister für Ihre Kommune geeignet ist. Egal ob feste Objektzuordnung, Hausmeisterpool oder Mischformen, wir finden eine individuelle Lösung. Die aktive Einbeziehung der Hausmeister in die mögliche Veränderung der Organisation ist für uns dabei selbstverständlich.