B & P Kommunalberatung untersucht die Große Kreisstadt Dippoldiswalde

Die B & P Kommunalberatung freut sich über ein weiteres Großprojekt für den Geschäftsbereich Organisation und Personal. Wie die Sächsische Zeitung am 2. Januar 2018 schrieb, beschloss der Stadtrat der Großen Kreisstadt Dippoldiswalde (ca. 14.600 Einwohner) in seiner Sitzung im Dezember 2017, die Organisation ihre Verwaltung durch uns untersuchen zu lassen. Neben der Kernverwaltung werden auch der Bauhof, das Kulturzentrum, die Bibliothek und das Museum betrachtet. Dabei soll eine umfassende Analyse sämtlicher vorhandener Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe dieser Bereiche erfolgen, aus der Empfehlungen für eine zukunftsorientierte und bürgernahe Verwaltung unter Berücksichtigung aller örtlichen Gegebenheiten erarbeitet werden.

Dem Stadtratsbeschluss ging eine öffentliche Ausschreibung im Herbst 2017 voraus. Insgesamt gaben sieben Beratungsunternehmen ein Angebot ab. Bei der Angebotsbewertung wurde nicht nur der Preis verglichen, sondern es kam vor allem auf die fundierte, langjährige Kenntnisse und Erfahrungen bei der Durchführung von Organisationsuntersuchungen und deren Umsetzung in Kommunalverwaltung dieser Größenklasse an. Schließlich konnten wir mit unserem Angebot überzeugen.

Derzeit wird der Projektauftakt vorbereitet. Dieser soll im Februar stattfinden. Der Projektauftakt beinhaltet ein Auftaktgespräch mit den Projektverantwortlichen der Stadt. Darin werden Ziele und Schwerpunkte definiert, die Projektmethodik vorgestellt, die Details und Abläufe der Projektdurchführung abgestimmt und Ansprechpartner benannt. Anschließend erfolgt eine Projektvorstellung gegenüber allen Mitarbeitern. Unmittelbar danach wird in der zweiten Projektphase eine Erhebung des gegenwärtigen Zustandes vorgenommen. Dazu werden zahlreiche Unterlagen gesichtet, analysiert und Interviews mit den Führungskräften geführt. Die Ergebnisse der Erhebung und Analyse wird am Ende der dritten Projektphase der Verantwortlichen der Stadt vorgestellt und die Ausrichtung des Organisationskonzeptes abgestimmt. Dabei gilt es aus mehreren individuellen Vorschlägen effizienter Organisationsstrukturen eine auszuwählen, welche in der letzten Projektphase detailliert ausgearbeitet und im Gutachten dokumentiert wird.

Das Organisationsgutachten stellt die Grundlage für die ebenfalls beauftragte Umsetzung dar. Ausgehend von einem Maßnahmenkatalog werden die organisatorischen Veränderungen schrittweise umgesetzt. Um organisatorische Veränderungen erfolgreich umsetzen zu können, müssen alle Beschäftigten für das Projekt gewonnen werden. Eine Beteiligung des Oberbürgermeisters, der Amtsleiter und des Stadtrates allein reicht dabei nicht aus. Mit diesem partnerschaftlichen Beratungsansatz haben wir in unseren Projekten sehr gute Erfahrungen gemacht. Beschäftigte, die in das Projekt intensiv einbezogen werden, sind grundsätzlich eher bereit, die einzelnen Vorschläge zu akzeptieren bzw. mitzutragen, zumal von diesen erfahrungsgemäß die konstruktivsten Vorschläge zur Verbesserung der Ablauf- und Aufbauorganisation kommen. Dagegen ist eine mangelnde aktive Beteiligung der betroffenen Beschäftigten ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten, die mit externer Unterstützung umgesetzt werden sollen. Die vollständige Umsetzung kann dabei mehrere Jahre in Anspruch nehmen.

Wenn auch Sie Interesse an eine Veränderungen Ihrer Verwaltungsorganisation haben, dann sprechen Sie uns an!

(Quelle Foto: www.flickr.com, Brian Zimmermann)