Änderung im Nachweisgesetz – Jetzt sind Kommunen in der Handlungspflicht!

Am 23. Juni 2022 hat der Bundestag das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen[1] bestätigt. Dieser Beschluss wirkt sich vor allem auf das Nachweisgesetz und damit direkt auch auf die Arbeitsverhältnisse in Kommunalverwaltungen aus.

Sicher unkritisch ist, dass bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022 Informationen zu Namen und Anschrift der Vertragsparteien als auch Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts bereits am ersten Arbeitstag bekannt sein müssen. Anders verhält es sich bei der Dokumentation und Aushändigung weitere Informationen; diese hat bis zum 7. Kalendertag bzw. einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erfolgen. Inhaltlich geht es z. B. um Angaben über Arbeitsort, eine kurze Charakterisierung der zu leistenden Tätigkeit, Urlaubsdauer oder Fortbildungen. Für Arbeitsverträge, die bereits vor dem 1. August 2022 abgeschlossen wurden, müssen die festgelegten Informations- und Dokumentationspflichten innerhalb einer 7-Tage-Frist auf Anfrage des Arbeitnehmers nachgewiesen werden. Dabei gilt in jedem Fall eine strenge Schriftformerfordernis.

Für die Umsetzung der neuen Anforderungen stellt vor allem die „kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“ eine Herausforderung für Arbeitgeber dar. Diese Anforderung galt zwar bereits vor Inkrafttreten der Änderungen, wurde aber eher stiefmütterlich behandelt. Es ist fraglich, ob unvollständige Personalakten auch in Zukunft wie bisher durch die verschiedenen Rechtsaufsichtsbehörden nicht bemängelt werden. Unabhängig dessen können diese Informationen nun eben kurzfristig von Arbeitnehmern eingefordert werden.

Nicht selten wird die gesetzliche Verpflichtung bisher entweder nur ungenügend oder hilfsweise als Anlage zum Arbeitsvertrag mittels Stellenbeschreibungen erfüllt. Zwar raten wir aufgrund der entstehenden Rechtsfolgen davon ab, der gesetzlichen Verpflichtung mit Hilfe von Stellenbeschreibungen nachzukommen, jedoch bilden aktuelle Stellenbeschreibungen sowohl die Grundlage für eine „kurze Charakterisierung der zu leistenden Tätigkeit“ als auch der verpflichtend anzugebenen Entgeltgruppe im Arbeitsvertrag. Oftmals liegen Stellenbeschreibungen, wenn überhaupt vorhanden, nur in veralteter Form vor. Inwiefern die 7-Tage-Frist durch die Personalabteilung gehalten werden kann, hängt somit von der individuellen Ausgangslage ab.

So sollten jetzt alle Arbeitsverträge auf Vollständigkeit und Aktualität geprüft werden. Dazu gehört auch, statt Stellenbeschreibungen bedarfsweise eine Niederschrift zum Arbeits- bzw. Änderungsvertrag nach §§ 2 f. NachwG zu den bereits bestehenden Verträgen aufzusetzen.

Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne Muster zur Verfügung. Gerne beraten wir Sie bei aufkommenden Fragen, kommen Sie dazu jederzeit gerne auf uns zu!

Ihr Ansprechpartner:
Daniel Weser

[1] „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.06.2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts“